Poradnik dla organizatorów konferencji

Autorami wpisu są: Wojciech Urbański, Łukasz Nowacki, Arkadiusz Putko i Michał Miszczyszyn.

Organizowanie konferencji

Organizacja spotkań i konferencji to nie prosta sprawa. Jest mnóstwo szczegółów, o których trzeba pamiętać! Nawet jeśli Ty wszystko zrobisz na 100%, to bardzo wiele zależy od innych — dostawców, usługodawców, sponsorów…

W tym wpisie zebraliśmy podsumowanie naszych doświadczeń z ostatnich 5-lat. Wpis ma charakter maksymalnie praktyczny — ma służyć jako prosta checklista dla organizatorów konferencji. O czym warto pamiętać i co mieć na uwadze, gdy chce się organizować wydarzenia?

Ogólne

Potrzebujesz przynajmniej pół roku na organizację dowolnego eventu takiej wielkości.
Zastanów się jaki jest cel Twojej konferencji. Stawiasz na networking czy na wiedzę?
Zadbaj o to, aby każdy uczestnik konferencji czuł się dobrze.
Wprowadź i egzekwuj Code of Conduct. To ważniejsze niż może Ci się wydawać.
W Code of Conduct muszą się znaleźć konkretne kroki, które podejmiesz w przypadku jego złamania, oraz czytelny i jasny sposób zgłaszania problemów.
Czasem trudno jest dostrzec wszystkie problemy, a najgorsze jest zgodne myślenie grupowe. Jako współorganizatorów dobierz osoby, które się od Ciebie różnią, i które się będą czasem z Tobą nie zgadzać. W ten sposób zlokalizujesz problemy, których normalnie byś nie dostrzegł(a).

Finansowe

Operuj tylko kwotami netto. Wszędzie. Zawsze. Niektóre usługi mają inne stawki VAT, więc jeśli operujesz na kwotach brutto, to możesz być stratny.
Najlepiej, jeśli wszystkie faktury dla sponsorów wystawisz w tym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), w którym jest konferencja. Nie zapłacisz wtedy podatku dochodowego, bo wydasz te pieniądze przed kolejnym okresem rozliczeniowym i życie będzie w ten sposób łatwiejsze.
W celu potwierdzenia ustaleń, wyślij sponsorom "pro-formy", czyli takie faktury, które fakturami nie są :)
Zbierz wcześniej kontakty i oferty od różnych firm: Drukarnie, wideo, fotograf — żeby potem nie być zaskoczonym cenami.
Nie obiecuj rzeczy, na które jeszcze nie masz pieniędzy. Przykładowo: Drugi nocleg dla prelegentów, śniadanie czy darmowy alkohol na after party ogłoś dopiero, gdy jesteś pewna/pewien, że Cię na to stać.
Strona WWW jest ważna — im wcześniej ruszy tym lepiej — nawet bez bardzo konkretnych informacji.
Sponsorów możesz pozyskiwać jeszcze zanim zrobisz cokolwiek innego bazując na sile marki (w moim przypadku — meet.js czy Type of Web).
Pierwszą turę biletów możesz sprzedawać jeszcze zanim pojawi się agenda.
Zawsze zbierz przynajmniej jedną kontrofertę zanim coś zamówisz. Często dowiesz się nie tylko, że inna firma robi coś taniej, ale podczas rozmów z tymi ludźmi wpadniesz na fajne pomysły i zwyczajnie dowiesz się czego chcesz.
Pamiętaj - nigdy nie zaszkodzi zapytać o rabat. Targuj się jak możesz.
Gdy czegoś oczekujesz to konkretnie to ustal. Nie ustnie, tylko przynajmniej w mailu, a najlepiej w postaci umowy.
Nie ustalaj niczego telefonicznie. Słowa są lotne i szybko zapominane lub przekręcane. Po każdej rozmowie wyślij maila podsumowującego ustalenia.

Printy

Identyfikatory
- Zamów indywidualne z nazwiskami uczestników.
- Zapytaj o termin wydruku. Najczęściej przynajmniej na tydzień przed konferencją musisz dostarczyć drukarni listę uczestników.
- Nie zapomnij o identyfikatorach dla prelegentów, pomocników, organizatorów + zamów przynajmniej kilkadziesiąt „blanków”
- Agenda na drugiej stronie powinna być do góry nogami, aby było łatwiej ją przeczytać
- Dopytaj czy identyfikatory będą już włożone w koszulki. To sporo pracy i zaplanuj to.
Smycze
- Zamów więcej, aby można było bez stresu rozdawać ludziom
Torby i koszulki
- Torby są fajne, bo można do nich zapakować ulotki i gadżety od sponsorów. To naprawdę świetne rozwiązanie.
- Nikt nie nosi koszulek, ale z drugiej strony to miły i niedrogi dodatek — warto rozważyć
- Jeśli zamawiasz t-shirty to pamiętaj o możliwości wyboru rozmiaru i kroju.

Venue

Sprawdź czy jest tam technika (ekran, dźwięk itp.)
Czy jest ktoś do obsługi audio/wideo, czy po prostu dostajesz rzutnik i głośnik?
Sprawdź czy można puszczać prezentacje z HDMI.
Sprawdź jaki format i rozdzielczość — 4:3/16:9, 800x600 czy może HD itp. Poinformuj o tym prelegentów!
Sprawdź ile osób się naprawdę mieści (przykładowo sala ma 417 miejsc na papierze, ale 2 miejsca dla niepełnosprawnych i 24 dla obsługi technicznej (!) co zostawia dla nas tylko 391).
Musi być miejsce na kawę i lunch; ustal dokładnie gdzie; 400 osób to nie jest mało.
Ustal DOKŁADNIE ile miejsca będzie na sponsorów; Dzisiaj masz 10 sponsorów, ale czy zmieści się 11? A 12? A 13? Planuj tak, aby się zmieścili.
Przygotuj planszę, która będzie wyświetlana na rzutniku w przerwach pomiędzy prezentacjami. Mogą tam być logo sponsorów.
Przygotuj mapkę z wymiarami dla sponsorów
Dobrze przemyśl ile osób potrzeba do pomocy przy ogarnięciu wszystkiego. Przynajmniej:
- 3 do rejestracji
- 2 na salę
- 1 do opieki nad prelegentami
- 1 do opieki nad sponsorami

Sponsorzy

Przygotuj pakiety; proponowane:
- główny
- afterparty
- lepszy ze stoiskiem
- tani bez stoiska
Jak najdokładniej opisz co wchodzi w skład pakietów.
Zmierz, policz, narysuj i opisz dokładnie ile mają miejsca i jakie są wymiary ich stanowisk tak, aby nie było niedomówień.
Po każdej rozmowie telefonicznej napisz maila z podsumowaniem i wyślij — jak już wspomniałem.
Nie odpowiadaj nigdy na pytanie „Czy się zmieści stoisko?” bez poznania jego wymiarów ;) To się wydaje oczywiste, ale w praktyce jedno rzucone „na pewno się zmieści” przez telefon może potem spowodować sporo problemów.
Twórz i rozbudowuj listę kontaktów do sponsorów, którą będzie można wykorzystać w przyszłości.
Zapytaj prelegentów, czy firmy, w których pracują, nie zechcą sponsorować wydarzenia.
Pamiętaj o miejscach parkingowych (bezpłatnych!) dla sponsorów.
Wydrukuj (albo zamów w drukarni) kartki z drogowskazami: audytorium, szatnia, lunch, toaleta itd…

Catering

Jeśli chcesz zapewnić uczestnikom catering, weź pod uwagę, że w danym venue z reguły jedna firma ma monopol na takie usługi. Aby uniknąć niespodzianek, dowiedz się jak wygląda sytuacja jeszcze przed podpisaniem umowy.
Jeśli nie chcesz korzystać z usług cateringowych na miejscu, możesz zorganizować lunch np. w formie food trucków przed venue, czy w restauracji po drugiej stronie ulicy.
Jeśli możesz, zapewnij przerwę kawową lub śniadanie jeszcze przed pierwszą prezentacją.
Nawet jeśli nie zapewnisz uczestnikom darmowych przerw kawowych czy posiłków, upewnij się, że na miejscu jest sklepik, kawiarnia, czy restauracja.
Negocjując ceny proś o różne warianty - np. przerwa kawowa jest często wyceniana jako uzupełniana "na okrągło". Jeśli poprosisz o wycenę przerw tylko w trakcie przerw między prezentacjami możesz być miło zaskoczona/y.

After party

Policz jaki masz na to budżet.
Darmowe jedzenie i alkohol są miłe, ale wcale nie są wymagane :)
Spróbuj jak najdokładniej policzyć ile osób się pojawi (do tej pory przychodziła ¼ - ⅓ uczestników).
Miejsce musi być blisko venue konferencji. Co to znaczy blisko? Najlepiej tak, aby dało się tam dojść piechotą.
Czy mają muzykę?
Czy mają inne atrakcje?
Czy miejsce jest na wyłączność?
Ile potrzebujesz jedzenia?
Czy można mieć limit na napoje, po przekroczeniu którego uczestnicy sami płacą?
Poproś o przygotowanie przynajmniej dwóch ofert — „na bogato” i „na biedno”.

Prelegenci

Call For Papers? Jeśli tak, to sporo wcześniej.
Zadbaj o maksymalnie obiektywny proces wyboru. Osoby, które wybierają prezentacje z CFP nie powinny mieć wglądu w imię/nazwisko ani zdjęcie prelegenta.
Zachęcaj do udziału osoby bez żadnego doświadczenia. Bardzo często przygotowują one najlepsze prezentacje!
Jeśli robisz Call For Papers, to raczej nie zapraszaj „gwiazd”. To odstrasza początkujących.
Rozważ poświęcenie pewnego czasu na tzw. lightning talki i zachęcaj początkujących do udziału. To często najciekawsza treść na konferencjach.
Poproś prelegentów o przesłanie slajdów kilka dni przed konferencją — w celu upewnienia się, że wszyscy są przygotowani.
Sprawdź czy slajdy nie zawierają mowy nienawiści. To nie żart! Na jednej z konferencji pewien prelegent umieścił na slajdzie swastykę, a na innej cała prelekcja polegała na nabijaniu się ze stereotypów o programistach i programistkach. Chcesz tego uniknąć.
Czy organizujesz kolację dla prelegentów? Jeśli tak, to gdzie, kiedy i za ile?

Sprzedaż biletów

W Polsce nie ma dobrego systemu do sprzedaży biletów. Ten wiodący ma mnóstwo bugów, a ich obsługa techniczna jest po prostu okropna. Musisz to przeżyć, albo próbować z innymi pośrednikami.
Wiodący polski pośrednik sprzedaży biletów jest o tyle wygodny, że obsługuje wszystkie polskie sposoby płatności, a do tego nie trzeba się samemu bawić w jakieś szczególne formalności.
Jeśli rozważasz alternatywne systemy, to weź pod uwagę polskie systemy płatności. Ponad 40% polskich uczestników płaci przy pomocy mTransfer!
Aktywacja konta u pośredników płatności (szybkich przelewów) może zająć… bardzo dużo czasu. Najlepiej tego uniknąć. Będziesz musiał(a) przygotować umowy, regulaminy, politykę prywatności i nie wiadomo co jeszcze. To wymaga sporo cierpliwości.
Pamiętaj, że ostatecznie na Twoje konto trafi cena biletu minus 3% różnych prowizji.

Inne

Kup przedłużacze, taśmy klejące, markery, długopisy. Weź ze sobą trochę papieru.
Przyjdź na miejsce konferencji wcześniej i wszystkiego dopilnuj :).

Głównym celem tego wpisu jest pomoc osobom chcącym zorganizować duże wydarzenie. Jednak, jak widzisz, organizacja konferencji to zdecydowanie nie jest bułka z masłem. Mamy nadzieję, że ten wpis uświadomił Ci również na co się porywasz i pokazał jak bardzo czasochłonne i skomplikowane jest organizowanie czegoś na większą skalę.

Zorganizowanie konferencji na poziomie to zdecydowanie ogromne wyzwanie, a nawet z pozoru najmniejszy błąd może zaważyć na Twojej reputacji. Jednocześnie jest to też ogromna adrenalina i satysfakcja gdy wszystko idzie po Twojej myśli.

Mimo, że powyższa lista jest tak obszerna, to w żadnym wypadku nie jest kompletna. Zupełnie pominęliśmy tu choćby kwestię promocji wydarzenia.

Zachęcamy do komentowania! Jeśli chcesz podzielić się swoimi uwagami, albo masz cokolwiek do dodania — koniecznie napisz o tym w komentarzu.